30 000 aut a tisíce pokut. Drivalia potřebovala zrychlit administrativu, kterou už nešlo zvládat ručně

Když provozujete 30 000 aut, pokuta není výjimečná událost, ale pravidelná agenda. Drivalia navíc zpracovává 5 až 10 tisíc datových zpráv měsíčně. Ruční evidence proto postupně přestala stačit.

Pokuta přijde firmě, přestupek ale patří konkrétnímu řidiči

Představte si situaci, která se v leasingové společnosti opakuje znovu a znovu. Úřad řeší dopravní přestupek, informace dorazí provozovateli vozidla a teprve potom začíná hledání toho, koho se konkrétní případ týká. U několika firemních aut je to administrativa, kterou lze zvládnout poměrně snadno, u flotily 30 000 vozů už ale začíná rozhodovat každý krok navíc.

Právě takový objem vozů dlouhodobě pronajímá společnost Drivalia Lease Czech Republic. Každá informace o pokutě, která dorazí datovou zprávou, musí být správně zařazena, předána do interního systému a následně zpracována. Teprve potom se může pokuta řešit s řidičem nebo firmou, která má daný automobil pronajatý.

Do toho přichází ještě další firemní korespondence. Drivalia zpracovává každý měsíc přibližně 5 000 až 10 000 datových zpráv, takže pokuty tvoří jen jednu část mnohem většího toku dokumentů. Původní řešení pro evidenci a správu pokut už takovému provozu přestávalo vyhovovat a firma chtěla zároveň uvolnit zaměstnancům kapacitu pro další agendy.

Tři měsíce hledání, dva až tři měsíce propojování

Drivalia začala nové řešení hledat v roce 2022 a průzkumu trhu věnovala přibližně tři měsíce. Nakonec zvolila aplikaci Sofa od Software602, která umí příchozí dokumenty třídit a předávat dál. Pro firmu ale bylo podstatné ještě něco dalšího: nový nástroj musel zapadnout mezi systémy, které už používala.

Samotné základní nasazení přitom nemuselo být dlouhé. „Integrace byla relativně rychlá, Sofa je předpřipravená aplikace a do týdne mohlo být hotovo,“ popisuje Branislav Onderišin, ICT Development Manager ve společnosti Drivalia Lease Czech Republic. Firma ale chtěla propojení s dalšími interními systémy, a tak se celý projekt protáhl na dva až tři měsíce.

Právě propojení bylo pro další fungování důležité. Informace o pokutě neměla skončit v jedné aplikaci, kde ji někdo znovu ručně přepíše jinam, ale pokračovat do interního systému, ve kterém se s případem dál pracuje. Dokument tak dostal cestu od přijetí až ke konkrétnímu člověku, který ho má vyřešit.

60 lidí místo jednoho místa, kudy musí projít všechno

S aplikací dnes přímo pracuje přibližně 60 zaměstnanců Drivalie z celkových zhruba 200. Patří mezi ně vedoucí pracovníci, recepce nebo účtárna, tedy lidé, kteří potřebují s příchozími dokumenty skutečně něco dělat. Ne každý zaměstnanec tak musí mít přístup ke všemu a jednotlivé zprávy mohou pokračovat právě tam, kde jsou potřeba.

„Sofa je schopna se napojit na datové schránky, a především i jiné systémy. Tím pádem práce s datovými zprávami je individuální a koresponduje to s jinými systémy u Drivalia,“ říká Branislav Onderišin. Právě možnost propojení s dalšími firemními nástroji podle něj patřila k důvodům, proč společnost řešení vybrala.

V praxi to znamená, že pokuta doručená společnosti nemusí čekat, až ji někdo ručně přenese do další části procesu. Systém ji rozdělí a odešle do interního prostředí firmy, kde se jí zabývá odpovědný pracovník. Následně může být částka vyřešena s řidičem nebo společností, která má automobil pronajatý.

5 až 10 tisíc zpráv měsíčně mění měřítko problému

Na jedné pokutě není z administrativního hlediska nic mimořádného. Někdo ji přijme, zjistí, ke kterému vozidlu patří, předá ji správnému člověku a případ pokračuje dál. Teprve při 30 000 autech a tisících příchozích zpráv měsíčně je vidět, jak rychle se z jednoduchého postupu stane samostatná agenda.

Drivalia dnes automatizovaně zpracovává 5 000 až 10 000 datových zpráv za měsíc a stejný systém pomáhá také s evidencí a vyřizováním pokut. Firma přitom řešení propojila s Microsoft 365 a Power Automate a do budoucna počítá s možností využít stejnou platformu i pro další procesy.

Příběh Drivalie je tak především příběhem měřítka. Postup, který je u deseti aut snadno zvládnutelný ručně, může u 30 000 vozů zaměstnávat celé týmy a každý zbytečný mezikrok se násobí tisíckrát. Podrobnosti o projektu, integraci i práci s pokutami popisuje případová studie Software602.

Týna Kaucká

Týna Kaucká se narodila do IT rodiny, její otec je spoluautor legendárního textového editoru T602. Začínala ve financích v nadnárodních korporacích a pak vyzkoušela svět marketingu v agentuře. Spoluzaložila technologický start-up a po tomto dobrodružství se přesunula do Software602. Nyní je na pozici marketingové ředitelky.

Svět IT je její vášeň, často ho komentuje na svém LinkedIn profilu a stala se jednou z nejvýraznějších českých osobností na této sítu v žebříčku IT & Tech v roce 2026.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

Více na www.602.cz 

Zdroj: Kurzy.cz