14 dní do ostrého provozu. Neratovice si dnes formuláře upravují samy a data už nemusí přepisovat

Jeden formulář vypadá jinak než druhý, údaje se přepisují a každá agenda má vlastní postup. Neratovice chtěly práci s formuláři sjednotit. Nové řešení dokázaly nasadit během 14 dní.

Jeden úřad, různé formuláře

Formulář je pro občana často první kontakt s konkrétní úřední agendou. Uvnitř úřadu ale jeho cesta pokračuje dál a údaje musí být zpracované, předané správnému pracovníkovi a případně zanesené do dalších systémů. Pokud každá agenda používá jiný postup, přibývá ruční práce i prostor pro chyby.

Městský úřad Neratovice proto hledal způsob, jak formuláře sjednotit a zároveň usnadnit jejich další zpracování. Důležité bylo, aby změna neznamenala dlouhý vývoj nového systému od začátku. Řešení od Software602 se podařilo připravit a nasadit během 14 dní.

Formulář si úřad upraví podle sebe

Pro Neratovice bylo podstatné také to, aby kvůli každé změně nemusely zadávat nový vývoj dodavateli. Pracovníci úřadu mohou formuláře sami vytvářet a upravovat, takže je dokážou přizpůsobovat jednotlivým agendám a aktuálním požadavkům. To se hodí právě ve veřejné správě, kde se obsah formulářů průběžně mění.

Elektronický formulář navíc může kontrolovat vyplněné údaje ještě před odesláním a předávat je dál ve strukturované podobě. Zaměstnanec pak nemusí informace z dokumentu znovu ručně přepisovat do dalšího systému. Formulář tak není jen elektronickou náhradou papíru, ale vstupem do dalšího zpracování žádosti.

Za dva týdny do provozu

Právě rychlost nasazení je na neratovickém projektu zajímavá. Od rozhodnutí k použitelnému řešení uplynulo 14 dní, takže úřad nemusel kvůli změně formulářů absolvovat několikaměsíční IT projekt. Další formuláře navíc může na stejném principu přidávat a upravovat podle svých potřeb.

Pro občana zůstává nejviditelnější samotný formulář. Pro úřad je ale stejně důležité, co se s údaji stane po jeho odeslání a kolik dalších ručních kroků kvůli nim musí zaměstnanci udělat. V Neratovicích mohou formuláře spravovat sami a data z nich dál zpracovávat bez zbytečného přepisování.

Podrobnosti o projektu popisuje případová studie Software602.

Týna Kaucká

Týna Kaucká se narodila do IT rodiny, její otec je spoluautor legendárního textového editoru T602. Začínala ve financích v nadnárodních korporacích a pak vyzkoušela svět marketingu v agentuře. Spoluzaložila technologický start-up a po tomto dobrodružství se přesunula do Software602. Nyní je na pozici marketingové ředitelky.

Svět IT je její vášeň, často ho komentuje na svém LinkedIn profilu a stala se jednou z nejvýraznějších českých osobností na této sítu v žebříčku IT & Tech v roce 2026.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

Více na www.602.cz 

Zdroj: Kurzy.cz